Pelajaran Efektif Dari Peter Drucker

Judul buku          : The Effective Executive

Penulis                 : Peter F. Drucker

Penerbit              : Serambi, Jakarta

Cetakan               : Pertama, Maret 2009

Halaman              : 345

Menurut Peter Drucker pertanyaan pertama kali yang wajib diajukan bagi siapapun terutama bagi para eksekutif untuk bisa efektif adalah “Apa yang perlu dilakukan?” dan “Apa yang tepat dilakukan?”. Pertanyaan perlu dan tepat dalam konteks efektif jauh lebih penting dari pertanyaan “Apa yang ingin dilakukan?” Pertanyaan perlu dan tepat akan lebih mengarah pada tujuan yang direncanakan ketimbang pertanyaan ingin. Ingin dalam kenyataannya malah sering mengacaukan konsentrasi kita atas tujuan-tujuan, entah itu tujuan-tujuan individu atau bahkan tujuan organisasi.  Inilah rumus dasarnya, perlu dan tepat = efektif.

Siapakah seorang eksekutif itu? Dia adalah seseorang dilihat  dari posisi atau pengetahuannya, bertanggung jawab untuk sebuah kontribusi yang mempengaruhi kapasitas organisasi untuk berjalan dan meraih hasil. Dia membuat keputusan dengan pengetahuannya, tidak hanya melaksanakan perintah. Selama dia dalam posisinya, maka sasaran, standar, dan kontribusi adalah tanggung jawabnya. Setiap pekerja pengetahuan dalam organisasi modern adalah seorang eksekutif.

Kebalikan dari  eksekutif adalah pekerja manual. Contohnya adalah pekerja yang bekerja disebuah pabrik sepatu. Setiap hari melakukan rutinitasnya, melakukan pekerjaan yang sama. Dia hanya melakukan aturan-aturan yang standar. Dia tidak memiliki otoritas untuk membuat kebijakan, apalagi membuat keputusan yang mempengaruhi hasil organisasi.

Yang dibutuhkan pekerja manual adalah efisien, tetapi seorang eksekutif tidak boleh tidak, membutuhkan pikiran dan sikap efektif. Menjadi efektif adalah pekerjaan seorang eksekutif. Dimanapun dia terlibat dalam organisasi modern (perusahaan, rumah sakit, pemerintahan, militer, pendidikan, organisasi nirlaba, organisasi mahasiswa dan lain-lain), seorang eksekutif diharapkan dapat menyelesaikan hal-hal yang tepat dan memberikan hasil. Dengan meningkatkan efektivitasnya, seorang eksekutif tengah menaikkan level kinerjanya secara signifikan.

Namun, bisakah efektivitas dipelajari? Jawabnya bisa! Karena sungguh malang nasib kita kalau efektif adalah bakat bawaan lahir manusia, sebagaimana ada orang yang terlahir dengan dengan bakat musik atau melukis. Menganggap efektif adalah hak orang-orang berbakat sejak lahir akan mengerdilkan kita. Organisasi-organisasi modern dengan pekerjaan yang kompleks membutuhkan banyak eksekutif-bayangkan ada berapa banyak eksekutif efektif yang berbakat sejak lahir!, ataukah adakah yang demikian?.

Jika efektivitas bisa dipelajari, pertanyaan berikutnya adalah, “Bagaimana caranya?” Buku ini ditulis untuk menjawab pertanyaan itu. Peter Drucker menyebutnya lima latihan – bagaimanapun efektivitas bukan hanya disiplin ilmu tetapi juga disiplin diri – untuk menjadi seorang eksekutif efektif. Kelima latihan itu adalah :

1. Mengelola waktu

Eksekutif efektif tahu ke mana perginya waktu mereka. Mereka bekerja secara sistematis untuk mengelola sedikit waktu mereka yang dapat mereka kendalikan.

Peter F. Drucker menyarankan agar mula-mula kita merekam waktu-waktu kita dalam satu hari atau periode waktu tertentu. Kemudian mendiagnosisnya, untuk aktivitas-aktivitas apa saja waktu-waktu itu kita manfaatkan atau habiskan. Apakah aktivitas-aktivitas itu efektif. Perlu kita perhatikan bahwa untuk bisa menjadi efektif  bagaimanapun kita memerlukan waktu yang cukup untuk menyelesaikan pekerjaan kita. Membagi pekerjaan itu ke dalam unit-unit waktu yang kecil bukanlah pilihan yang tepat. Mungkin kita bisa mengerjakan banyak pekerjaan, tetapi apakah itu sebaik ketika kita fokus pada pekerjaan kita dengan waktu yang cukup atau lebih lama.

Delegasi kemudian menjadi pilihan atas ketidakberdayaan kita. Ketika kita mulai berfikir untuk mendelegasikan tugas pada orang lain, kita harus hati-hati. Delegasi tidak ada artinya, jika itu dimaknai bahwa orang lain harus melakukan pekerjaan kita. Setiap orang dibayar untuk menyelesaikan pekerjaan masing-masing. Dengan begitu maka sebenarnya kita mendorong orang lain untuk lalai dari pekerjaan sendiri, untuk pekerjaan yang sebenarnya juga tidak terlalu penting untuk dirinya. Tulis Peter F. Drucker, “…itu bukan hanya tak masuk akal, itu tak bermoral.”

Apa yang perlu dilakukan adalah memberikan mandat penuh kepada orang lain untuk pekerjaan yang memang kita tidak mampu untuk melakukannya – bukannya delegasi. Selain itu kita perlu memangkas atau menyingkirkan pembuang-pembuang waktu yang tidak berguna.

2. Kontribusi apa yang bisa saya berikan?

Eksekutif efektif berfokus pada kontribusi di luar. Mereka menyeleraskan upaya mereka dengan hasil-hasil, bukannya dengan upaya. Mereka mengawali dengan pertanyaan, “Hasil apa yang diharapkan dari saya?” bukannya dengan pekerjaan yang akan dilakukan , apalagi dengan teknik dan alat-alatnya.

3. Membuat kekuatan menjadi produktif

Eksekutif efektif bersandar pada kekuatan – kekuatan mereka sendiri, kekuatan atasan, kolega dan bawahan mereka. Mereka tidak bersandar pada kelemahan. Mereka tidak memulai dengan hal-hal yang tidak bisa mereka lakukan.

4. Mendahulukan yang utama

Eksekutif efektif berkonsentrasi pada sedikit bidang utama di mana kinerja yang unggul akan memberikan hasil yang sangat memuaskan. Mereka memaksa diri sendiri untuk menetapkan prioritas. Mereka tahu bahwa mereka tak punya pilihan kecuali melakukan hal yang utama terlebih dahulu – dan tidak memecah perhatian mereka. Kalau tidak, tidak ada yang tuntas.

5. Membuat keputusan yang efektif

Eksekutif efektif membuat keputusan yang efektif. Pada dasarnya ini adalah masalah sistem, masalah langkah yang tepat dalam urutan yang tepat. Mereka tahu bahwa sebuah keputusan yang efektif selalu merupakan penilaian yang didasarkan pada opini-opini yang saling bertentangan, bukan konsensus atas fakta-fakta. Mereka tahu, membuat keputusan yang tergesa-gesa berarti membuat keputusan yang salah. Yang dibutuhkan adalah sedikit putusan tetapi fundamental. Yang dibutuhkan adalah strategi yang tepat , bukannya taktik yang rumit dan membingungkan.

Bagi sebagian orang buku ini mungkin terasa berat. Terjemahan yang kaku membuat kita agak susah untuk memahami maksud yang terkandung dari kalimat-kalimatnya. Meskipun begitu, kehadiran buku ini layak diapresiasi. Beberapa penjelasan mungkin sudah akrab di telinga kita. Tetapi Peter Drucker menyampaikannya dengan argumentasi dan penjelasan yang lebih mudah diterima. Di beberapa tempat dalam buku ini, kita juga melihat gagasan berbeda dari  yang kita pahami selama ini. Tak segan-segan Peter Drucker mengkritik sesuatu yang menurutnya salah secara tegas dan menyampaikan gagasan yang diyakininya. Hal ini tentu saja selain membuat kita lebih terinspirasi selain dari penegasan kembali dari nilai-nilai yang kita pahami selama ini, juga menambah wawasan baru yang lebih segar tentang bagaimana agar kita bisa menjadi eksekutif efektif.

Peter F. Drucker memang tidak diragukan lagi kepakarannya dalam dunia manajemen. Dia dianggap sebagai bapak pendiri disiplin manajemen, serta merupakan pemikir dan penulis paling berpengaruh secara luas tentang organisasi modern dan manajemennya. Pada tahun 2002, dia dianugerahi Presidential Medal Freedom. Harvard Business Review menulis, “Tulisan-tulisannya merupakan tonggak penting bagi profesi manajerial.”

Sam

Buku gudangnya ilmu, membaca adalah kuncinya.